Il Business Process Management è un approccio innovativo per la gestione dei processi operativi e/o produttivi, che si avvale delle opportunità di ottimizzazione offerte dalla tecnologia digitale.
L’applicazione degli stessi principi ai flussi di lavoro del mondo manutenzioni e Facility Management consente di ottenere numerosi e importanti vantaggi. Vediamo quali.
Cos’è il Business Process Management
Spesso abbreviato con l’acronimo BPM, con il termine Business Process Management s’intende identificare un metodo di gestione dei processi aziendali, che coniuga l’esigenza di rendere efficiente la collaborazione e interazione tra team di lavoro, con le soluzioni tecnologiche in ambito IT.
Per dare una definizione: “Il Business process management è l’insieme delle attività necessarie a definire, ottimizzare, monitorare ed integrare i processi aziendali al fine di rendere efficace il business dell’azienda”*.
Nato in ambito manifatturiero, e in particolare con il diffondersi di soluzioni per l’industry 4.0, il Business Process Management consente di intervenire su tutti quei processi operativi dell’azienda che si ripetono con regolarità e che possono essere standardizzati e automatizzati. Lo scopo è quello di rendere i flussi più snelli, monitorabili e flessibili, riducendo al contempo il margine di ritardo o di errore.
Uno dei principali punti di forza dell’approccio BPM è proprio quello di dare una struttura al processo operativo suddivisa in step definiti, che di solito prende il nome di workflow, con due importanti benefici:
- Completa visibilità e monitoraggio
- Possibilità di intervenire sul singolo step per correggere o prevenire un errore
L’applicazione del Business Process Management alla gestione delle attività di facility e manutenzione
Con l’ausilio di una piattaforma CLOUD per la gestione degli interventi PlanGei, è possibile applicare il metodo del Business Process Management anche ai flussi operativi che riguardano le attività di facility ma più in generale di tutti i servizi erogati per la propria azienda o per i propri Clienti.
Niente più fogli excel, flussi disordinati di email e telefonate per verificare lo stato di un’intervento. Grazie a una soluzione basata su cloud, disponibile anche in versione app mobile, PlanGei è una piattaforma idonea a gestire in modo automatizzato le attività di manutenzione.
La gestione dei ticket di PlanGei si basa su workflow personalizzati, differenziati in funzione alle specifiche esigente, con il fine di coinvolgere utenti, fornitori, manutentori e clienti, affinché le informazioni possano essere disponibili in tempo reale.
Con un approccio collaborativo, PlanGei consente di gestire con efficienza sia le attività di manutenzione ordinaria, che gli interventi straordinari, definendo dei processi chiari, condivisi e costruiti sulle esigenze specifiche dell’azienda.
I benefici di una gestione ottimizzata dei flussi operativi
Organizzare il lavoro attraverso un approccio strutturato e digitalizzato apporta numerosi vantaggi dal punto di vista dell’efficienza.
In particolare, la soluzione PlanGei consente di:
- Stabilire a monte dei KPI per misurare le performance dei team di lavoro, con piena visibilità da parte dei supervisori per monitorare tempi, costi e qualità del lavoro.
- Produrre regolarmente una documentazione puntuale e reportistica, sempre a disposizione nell’archivio e utile per tracciare tutte le fasi del lavoro.
- Agevolare processi decisionali più snelli e veloci, definendo in anticipo priorità e distribuzione delle spese.
Infine, ma non meno importante, PlanGei si integra facilmente con i sistemi ERP già presenti in azienda, ad esempio per la gestione di listini, preventivi, consuntivi e fatturazione.
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* Theodore Panagacos, “The Ultimate Guide to Business Process Management: Everything You Need to Know and How to Apply It to Your Organization”
