Nel mondo della manutenzione e del facility management, garantire la tracciabilità e la conformità delle attività è fondamentale per il rispetto delle normative e per l’ottimizzazione operativa.
PlanGei, la piattaforma Cloud CMMS, semplifica questo processo permettendo di certificare le attività svolte con un solo click. Grazie ad una gestione documentale avanzata e a notifiche automatiche per scadenze, PlanGei si presenta come la soluzione ideale per aziende e professionisti del settore. Scopri di più su come passare alla Transizione 5.0 e Digitalizzazione.
Gestione documentale e conformità normativa
PlanGei integra un sistema di gestione documentale che consente di archiviare e organizzare in modo centralizzato tutta la documentazione relativa alla manutenzione.
Certificati di conformità, contratti di manutenzione, report di ispezione e registri di intervento sono sempre accessibili, riducendo il rischio di perdita di informazioni essenziali.
Inoltre, grazie alla digitalizzazione dei processi, ogni documento è tracciato e facilmente consultabile in qualsiasi momento, garantendo così una gestione efficiente e conforme alle normative di settore.
A questa solida base di compliance si affianca il software ERP Plancom, che trasforma i dati di tracciabilità in leve economiche, permettendo di quantificare istantaneamente i costi di manodopera e materiali associati a ciascuna verifica normativa e di generare pre-fatturazioni precise sia per la manutenzione attiva che passiva.
Archiviazione e gestione dei documenti
La piattaforma permette di gestire in maniera strutturata tutti i documenti indispensabili per le attività di manutenzione. Ogni file viene archiviato con criteri chiari e organizzati in base a categorie personalizzabili, facilitando la ricerca e l’accesso immediato alle informazioni necessarie.
L’integrazione con PlanGei4Tech consente inoltre agli operatori sul campo di allegare direttamente report di intervento, fotografie e certificazioni, assicurando la completa tracciabilità delle operazioni svolte.
Attraverso Plancom, la gestione documentale evolve in un vero e proprio fascicolo tecnico digitale dell’asset: la piattaforma centralizza e correla automaticamente ai singoli impianti i manuali d’uso, i registri FGAS, le dichiarazioni di conformità DM 37/08 e i verbali di collaudo, rendendoli accessibili sia al backoffice che ai tecnici sul campo tramite PlanGei4Tech.
Alert per rinnovi di certificazioni e scadenze normative
Uno degli aspetti più critici nella gestione della manutenzione è il rispetto delle scadenze di certificazioni e documentazione obbligatoria. PlanGei offre un sistema di notifiche automatiche che avvisa gli utenti in anticipo rispetto alle scadenze imminenti.
Questo meccanismo previene ritardi, evita sanzioni dovute a mancati rinnovi e assicura la continuità operativa, migliorando l’efficienza complessiva della gestione aziendale.
L’efficacia degli alert automatici si estende, grazie a Plancom, anche alla sfera finanziaria e contrattuale, notificando tempestivamente la scadenza di canoni di manutenzione, il rinnovo di polizze assicurative sui macchinari e i termini di revisione dei listini fornitori, scongiurando extracosti o interruzioni del servizio.
Controllo della conformità alle normative di sicurezza e igiene
Garantire il rispetto delle normative in materia di sicurezza e igiene è una priorità per ogni azienda. .
Grazie alla registrazione digitale di ogni intervento e alla possibilità di generare report dettagliati, l’azienda può dimostrare in qualsiasi momento di operare in conformità con le leggi vigenti, migliorando la propria reputazione e riducendo i rischi di sanzioni.
Oltre all’evidenza documentale della compliance, Plancom fornisce una reportistica aggregata e dettagliata che analizza l’impatto economico della sicurezza, permettendo di monitorare i costi dei DPI, delle sessioni di formazione collegate agli asset e degli interventi straordinari per adeguamenti HSE, ottimizzando il budget aziendale.
Sicurezza e conformità in una sola piattaforma
Con PlanGei, la certificazione delle attività di manutenzione diventa semplice, veloce ed efficace. La digitalizzazione dei processi non solo ottimizza le operazioni, ma garantisce anche il pieno rispetto delle normative, rendendo la gestione della manutenzione più sicura e trasparente.
L’integrazione nativa tra PlanGei e Plancom chiude il cerchio del facility management: dalla tracciabilità operativa e documentale sul campo si passa, in modo fluido, al controllo economico e analitico dei margini di commessa, offrendo ai decision maker una visibilità a 360 gradi sulle performance tecniche e finanziarie di ogni singolo asset.
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