Digitalizzare i processi di soft facility è ormai la premessa necessaria per raggiungere l’efficienza operativa e di gestione, indispensabili per rimanere al passo con le esigenze del mercato. A fronte di un investimento in strumenti abilitanti e nell’adozione di un approccio di change management, i vantaggi dell’innovazione digitale sono numerosi e differenzianti. Vediamo insieme i principali.
Processi più snelli e flessibili
Adottare strumenti innovativi come software gestionali per l’erogazione dei servizi di soft facility consente di gestire le informazioni con la possibilità di un monitoraggio proattivo,, raccogliere e analizzare i dati forniti dalla tecnologia basata su IoT per verificare le condizioni ambientali dell’edificio, gestire le informazioni tramite dashboard digitali con la possibilità di un monitoraggio proattivo, sono solo alcuni esempi delle opportunità offerte dalla digitalizzazione.
Tuttavia, per adottare e implementare con successo i nuovi sistemi di gestione basati sul digitale, occorre ripensare i flussi di lavoro in funzione delle nuove logiche. Una volta attuata la trasformazione, il cambio di passo nella gestione dei processi di soft facility è evidente e tangibile a tutti livelli.
La digitalizzazione, infatti, consente di organizzare il servizio e distribuirlo attraverso processi efficienti, veloci e reattivi rispetto a cambiamenti improvvisi o urgenze, con un significativo aumento della qualità.
Ad esempio, la piattaforma PlanGei per la gestione della manutenzione e facility, consente di personalizzare i flussi di lavoro, assegnare in automatico ticket, monitorare da remoto e in tempo reale l’esecuzione delle task.
Coordinamento efficace dei team di lavoro
Processi più efficienti implicano una comunicazione efficace tra i team di lavoro, con un approccio orientato alla collaboration e alla condivisione. In questo senso, utilizzare i giusti strumenti digitali è necessario e fondamentale per la gestione delle informazioni.
Niente più fogli excel da aggiornare, basta lunghi scambi di email e messaggi di whatsapp non tracciabili. Occorrono strumenti affidabili e flessibili, facili da utilizzare a tutti i livelli dell’organizzazione.
La soluzione PlanGei, ad esempio, basata su cloud, consente di gestire le informazioni in tempo reale, mentre la pratica app mobile consente agli operatori tecnici di accedere al sistema anche in mobilità dal proprio smartphone.
Un unico luogo virtuale dove fornitori, clienti e addetti ai lavori possono interagire, fornire feedback, segnalare problemi e criticità. Una partecipazione attiva di tutti gli operatori, dunque, che coinvolge e responsabilizza il singolo, ma che allo stesso tempo consenta ai supervisori di monitorare costantemente l’intero processo organizzativo.
Efficienza operativa, servizi migliori, costi ottimizzati
I servizi di soft facility come pulizia e sanificazione, reception, building security, gestione della posta e back office sono tutte operazioni che, se eseguite in regime di efficienza, oltre ad avere un impatto notevole sulla soddisfazione del cliente, consentono di ottimizzare i tempi e i costi di esecuzione.
PlanGei è un software basato su cloud che permette di tracciare tutte le fasi del lavoro con relativa documentazione allegata, con un sistema di profilazione e archiviazione intelligente. Inoltre, per facilitare le operazioni, è possibile gestire il processo di consuntivazione per ticket o ODL, semplificando la fase di fatturazione a clienti e fornitori.
Per ogni cliente è possibile personalizzare il portale dedicatoDigitalizzare i processi di soft facility: tutti i vantaggi | PlanGei con il logo aziendale, accedere al calendario delle programmazioni degli interventi siano questi legati a segnalazioni (ticket) che di manutenzione programmata o ordinaria.
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