L’efficienza della comunicazione interna ed esterna di un’azienda in ambito Facility Management può non essere un asset monetizzabile, ma di certo è una delle variabili più importanti per il successo del proprio business.
Il settore del Facility e dei servizi generali, infatti, è già di per sé complesso e per semplificarne il flusso di lavoro è necessario abbinare a competenze specifiche e piani di manutenzione efficaci anche gli strumenti tecnologici più avanzati a supporto dello scambio di informazioni.
Scopri qui perchè è un errore tenere anagrafica e documentazione in registri separati.
Razionalizzare i processi comunicativi nel Facility Management
Persino nelle aziende in cui sono presenti pianificazioni predittive e correttive ottimizzate degli interventi di manutenzione, non sempre il workflow è davvero semplificato.
Una cosa, infatti, è definire un valido piano di attività e servizi, un’altra è avere a disposizione delle procedure stabilite per sollecitare la necessità di un supporto tecnico o di una particolare operazione di assistenza.
Innanzitutto, è fondamentale predisporre un flusso specifico di comunicazione che possa tracciare sia la parte operativa (in modo che raccolga le richieste, gestisca la presa in carico e assegni le attività da svolgersi fino all’avvenuta risoluzione del problema tecnico), sia la parte economica affinché possa raccogliere i costi sostenuti, siano esse attività svolte o materiali utilizzati.
Per razionalizzare ulteriormente l’iter operativo, però, è anche indispensabile che i canali di comunicazione esterna ed interna allo staff del settore Facility siano separati ma comunicanti, così da consentire un corretto coordinamento tra gli addetti ai lavori e il personale.
Grazie a PlanGei, le procedure operative vengono centralizzate, offrendo al personale informazioni chiare e consultabili. Un flusso così ordinato riduce i disallineamenti, aumentando la produttività e l’armonia nel team.
I vantaggi della digitalizzazione per gestire le comunicazioni sulle manutenzioni in azienda
Un sistema di ticketing in cui clienti, utenti segnalatori, fornitori ed operatori tecnici possano collaborare per garantire tracciabilità e condivisione delle informazioni.
Digitalizzare le procedure significa mettere a disposizione di tutti i soggetti orbitanti in un processo aziendale uno spazio di comunicazione in tempo reale nel quale interagire direttamente, in cui qualunque azione viene notificata in modalità automatica e ogni documento archiviato.
Oggi, grazie all’evoluzione tecnologica e a un approccio data-driven è possibile realizzare soluzioni ancora più integrate e, dunque, più vantaggiose in termini di ottimizzazione dei tempi e dei costi delle attività di Facility Management.
L’archiviazione digitale dei documenti elimina la frammentazione dei dati. La consultazione immediata sul campo aumenta l’efficienza complessiva, traducendosi in una maggiore soddisfazione e fidelizzazione dei tecnici.
PlanGei Facility management cloud platform: un software efficiente, semplice, su misura
Unire pianificazione, comunicazione, fatturazione dei servizi e archiviazione documentale in un unico strumento disponibile 24/7: ecco la sfida che ha portato alla realizzazione di PlanGei.
Un software in cloud con un’app dedicata ideato per avere accesso ovunque e in qualsiasi momento ad una piattaforma che permette di verificare l’avanzamento delle attività e controllarne tempistiche e costi.
Tutto questo, però, potrebbe non essere sufficiente, perché per migliorare un workflow è necessario conoscerlo a fondo e comprendere le esigenze specifiche di ogni singola impresa.
Ecco perché PlanGei non solo è stata pensata appositamente per il settore Facility Management, ma ha anche una struttura dinamica e altamente personalizzabile.
