Gestire appalti e fornitori nel facility management è una sfida che molte aziende si trovano ad affrontare quotidianamente. Dalla manutenzione di impianti ed edifici fino alla gestione della sicurezza e delle pulizie, è fondamentale avere sotto controllo ogni aspetto del servizio esternalizzato. Tuttavia, il rischio di inefficienze è sempre dietro l’angolo: fornitori che non rispettano le tempistiche concordate, costi fuori controllo, documentazione difficile da reperire e scadenze normative che possono sfuggire.
Per le aziende con più immobili o strutture complesse, come quelle nei settori della Gestione Immobiliare e delle catene di negozi o nel settore della Sanità, queste problematiche possono avere un impatto significativo sulla qualità del servizio e sulla gestione dei costi. La soluzione? Digitalizzare e automatizzare i processi con un software specializzato come PlanGei, una piattaforma cloud pensata per semplificare e rendere più efficiente l’intero processo di gestione degli appalti e dei fornitori. Scopri di più su come ottimizzare l’apertura dei ticket con PlanGei.
Un sistema centralizzato per un controllo totale
Uno dei principali vantaggi di PlanGei è la possibilità di centralizzare tutte le informazioni sui fornitori in un unico sistema. Non è più necessario inseguire contratti cartacei, certificazioni o report di attività: tutto è archiviato digitalmente e accessibile in pochi clic.
Ogni fornitore ha una propria scheda dettagliata con dati anagrafici, contratti, certificazioni e indicatori di performance. Questo significa che è possibile monitorare in tempo reale la qualità del servizio offerto, verificare il rispetto degli SLA (Service Level Agreement) e analizzare i KPI (Key Performance Indicator) per individuare eventuali criticità.
Ma il vero punto di forza è l’automazione: grazie a workflow personalizzabili, PlanGei assegna automaticamente le attività ai fornitori più adatti in base a competenze, disponibilità e storicità degli interventi. Questo elimina il rischio di ritardi e garantisce una distribuzione più efficiente del lavoro.
La piattaforma standardizza la risposta ai ticket tramite procedure di tracciamento nativo, garantendo la completa aderenza del processo ai flussi di sistema definiti.
Meno costi imprevisti, più controllo del budget
Problema comune nella gestione degli appalti è quello relativo ai costi. Spesso, senza un sistema strutturato, è difficile avere una visione chiara delle spese e distinguere tra costi preventivati e costi extra.
PlanGei permette di monitorare in tempo reale i costi di ogni attività, suddividendoli per categoria (manutenzione, pulizie, sicurezza, ecc.) e per singolo immobile. In questo modo, si possono individuare immediatamente anomalie e inefficienze, evitando sprechi o fatturazioni errate. Inoltre, grazie all’analisi dei dati storici, il sistema è in grado di generare previsioni di spesa, aiutando l’azienda a pianificare il budget in modo più accurato.
Il sistema permette di configurare autorizzazioni granulari per l’apertura delle richieste, abilitando figure operative come caposala o coordinatori in base alle responsabilità.
Monitoraggio e gestione delle attività in tempo reale
Ulteriore aspetto critico nella gestione dei fornitori è il rispetto delle tempistiche e degli standard di servizio. Non sempre è semplice verificare se un intervento è stato eseguito nei tempi stabiliti o se ha rispettato i livelli di qualità richiesti.
Anche in questa situazione PlanGei arriva in soccorso grazie ad un sistema di ticketing avanzato. Ogni richiesta di intervento viene registrata nel sistema e assegnata automaticamente al fornitore più adatto, tracciando l’intera operazione in tempo reale: lo stato della richiesta è sempre aggiornato con l’invio di alert automatici in caso di ritardi o problemi.
La gestione distribuita abilita l’utente finale all’apertura diretta dei ticket, semplificando l’interazione con i fornitori e accelerando i tempi di intervento tecnico.
PlanGei: tecnologia e innovazione per una gestione più efficiente
PlanGei non è solo un sistema di gestione digitale, ma una piattaforma evoluta che integra le più moderne tecnologie per rendere la gestione degli appalti ancora più efficiente.
Inoltre, con l’app mobile dedicata, store manager e tecnici possono gestire segnalazioni e interventi direttamente dal campo, aprendo ticket, aggiornando lo stato delle richieste e caricando report fotografici. Anche in assenza di connessione, l’app funziona offline e sincronizza i dati non appena è disponibile una rete.
L’architettura cloud alleggerisce il carico sulle figure direttive, distribuendo le attività di segnalazione sul campo per una risoluzione dei ticket più fluida e tracciata.
Se anche la tua azienda vuole ottimizzare la gestione del facility management, è il momento di scoprire come PlanGei può fare la differenza.
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