Il settore del Facility Management è in continua evoluzione e l’adozione di soluzioni tecnologiche innovative è diventata prioritaria per massimizzare l’efficienza operativa. Tra gli strumenti più potenti a disposizione degli operatori del Facility Management, troviamo il cloud e soluzioni applicative definite CMMS, CAFM ed EAM. In questo articolo esploreremo i vantaggi derivanti dall’utilizzo di tali soluzioni tecnologiche.
I facility manager possono trarre numerosi vantaggi dall’implementazione di piattaforme di digitalizzazione fruibili in cloud, applicazioni in grado di restituire report e indicatori misurabili.
Questi strumenti forniscono tutte le informazioni necessarie e consentono l’automazione dell’operatività, ottimizzando e riducendo il tempo necessario per il controllo; ne consegue che i facility manager possano dedicarsi ad attività prioritarie.
Approfondiamo meglio l’argomento.
Partiamo dal Cloud: l’utilizzo del Cloud nel Facility Management offre diversi vantaggi significativi. In primo luogo, consente di accedere ai dati e alle informazioni relative alle operazioni da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, facilitando la collaborazione e la comunicazione tra i team. Inoltre, il cloud offre maggiore flessibilità e scalabilità, consentendo alle aziende di adattarsi facilmente alle mutevoli esigenze operative e di gestire un numero crescente di attività e risorse.
Un altro aspetto da sottolineare è la riduzione dei costi, in quanto l’utilizzo del cloud elimina la necessità di investimenti in infrastrutture hardware e software proprietarie costose, prevedendo un canone definito.
Vantaggi e differenze delle soluzioni CMMS, CAFM ed EAM
Oltre al cloud, i software CMMS (Computerized Maintenance Management System), CAFM (Computer-Aided Facility Management) ed EAM (Enterprise Asset Management) offrono numerosi vantaggi significativi nel Facility Management. Questi software consentono una gestione centralizzata delle attività di manutenzione, della gestione degli spazi e delle risorse, migliorando la pianificazione, la programmazione e l’esecuzione delle operazioni. Grazie a funzionalità come la gestione degli ordini di lavoro, la manutenzione preventiva, il monitoraggio dei KPI (Key Performance Indicators) e l’analisi dei dati, i software CMMS, CAFM ed EAM consentono di ottimizzare l’efficienza operativa, ridurre i tempi di inattività e migliorare la qualità del servizio offerto.
In particolare, il CMMS è un software che raccoglie tutte le informazioni di manutenzione, come schede degli asset, anagrafiche tecniche, piani di manutenzione, richieste di intervento tecnico e ordini di lavoro, oltre alla cronologia degli interventi, la relativa documentazione e i report di intervento. Questo fornisce un’analisi dettagliata dei processi di manutenzione e consente il monitoraggio di costi, tempi ed efficacia delle performance. Inoltre, i sistemi CMMS possono essere gestiti anche tramite app mobile, consentendo ai tecnici di gestire un ordine di lavoro ovunque si trovino, registrare i tempi di intervento, aggiungere informazioni al rapportino finale e altre dettagli sull’ordine di lavoro, per poi inviarlo con un semplice clic tramite il proprio smartphone. Allo stesso tempo, l’ufficio tecnico può avere una visione completa dell’andamento delle operazioni, tenere traccia degli ordini di lavoro e degli stati di avanzamento, oltre a monitorare i dati in tempo reale.
In breve, i migliori software CMMS offrono una vasta gamma di funzioni, tra cui:
- Creazione di anagrafiche tecniche degli asset
- Gestione degli ordini, delle richieste di intervento e del ticketing
- Pianificazione dei piani di manutenzione
- Gestione dell’inventario, dei fornitori e della documentazione
- Elaborazione di rapportini di fine intervento, statistiche e checklist di manutenzione
- Monitoraggio dei tempi e dei costi di intervento
- Rendicontazione degli interventi
- Integrazione con altri sistemi aziendali
- Utilizzo del sistema CMMS tramite app mobile per utenti tecnici e per utenti consumer (coloro che possono aprire ticket di segnalazione)
Vantaggi dei software CAFM ed EAM
Infine, approfondiamo l’importanza dell’utilizzo di sistemi di CAFM ed EAM. Nel caso dei CAFM, si tratta di un insieme di CMMS che consente ai facility manager di pianificare, tracciare e monitorare ogni attività legata agli asset, gestendo le operazioni di manutenzione, i rapporti con i fornitori e il budget, garantendo che tutto funzioni correttamente. I sistemi CAFM, infatti, prevedono almeno tre funzionalità principali:
- Gestione degli spazi
- Monitoraggio degli asset
- Analisi finanziaria delle strutture
I sistemi EAM, invece, sono software gestionali che permettono di gestire ogni aspetto della manutenzione, inclusi il ciclo di vita di un asset, i contratti e le operazioni di manutenzione preventiva. In particolare, un software EAM consente di gestire:
- Il ciclo di vita di un asset aziendale
- Ogni ordine di lavoro, i rifornimenti e gli acquisti
- I contratti tra le parti
- Gli aspetti economici legati ai costi delle singole operazioni
- Il tracciamento dei guasti o dei fermi macchina
In conclusione, l’utilizzo del cloud e dei software CMMS, CAFM ed EAM nel Facility Management offre una serie di vantaggi chiave, come l’accessibilità, la flessibilità, la scalabilità, la riduzione dei costi, il miglioramento dell’efficienza operativa e dell’offerta di servizi di qualità.
Per rimanere competitivi in un settore in continua evoluzione, è fondamentale sfruttare appieno le potenzialità offerte da queste soluzioni tecnologiche.
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