Per lo svolgimento di attività legate alle manutenzioni programmate, con il fine di ottenere un riscontro diretto sull’operatività eseguita, è abitudine ricorrere a liste di controllo cartacee su cui annotare l’esito o segnalare eventuali problemi riscontrati nel processo.
Con questa modalità i manager e le figure coinvolte non hanno accesso alle informazioni in tempo reale, questo rappresenta un’ulteriore criticità quando non si è presenti nel sito dove si è svolto l’intervento tecnico; da ciò si evince che le liste cartacee forniscono un quadro limitato e molto spesso tardivo.
Ecco perché da alcuni anni le aziende hanno iniziato a valutare soluzioni alternative e più nello specifico soluzioni applicative che forniscano funzionalità di checklist digitali, permettendo quindi una condivisione dei dati real time e un controllo completo delle operazioni svolte. Questa procedura risulta vincente quando si hanno da coordinare diversi siti periferici sul territorio Italiano o Europeo.
L’accesso a checklist digitali consente di avere una visione d’insieme e di conseguenza poter pianificare interventi o modificare l’organizzazione interna per garantire che ogni possibile problema venga risolto nel più breve tempo possibile, in modo efficiente ed efficace. Il passaggio al digitale consente ai manager di avere il controllo assoluto sull’operatività e sui dati, informazioni fondamentali da condividere specie quando le sedi sono decentrate con tipologie ed esigenze differenti.
Le checklist digitali consentono di poter fornire le linee guida per le attività di Facility Management con strategie di manutenzione, finalizzate a gestire e migliorare la gestione dei building e degli asset aziendali.
Come le checklist digitali contribuiscono alla sostenibilità ambientale e ottimizzano i workflow
Integrare le checklist digitali a supporto di un processo operativo significa velocizzare le attività svolte dai tecnici e sostenere l’ambiente in un’ottica sempre più green perché si evita l’utilizzo di fogli di carta.
Altro aspetto fondamentale è che le figure coinvolte possono avere accesso ai dati e quindi essere informate in tempo reale avendo visione dell’attività svolta da un membro del team.
La definizione di un workflow personalizzato e il poter pianificare mail automatiche sui singoli stati consente la condivisione dell’informazione.
Molto spesso dietro a queste funzionalità c’è una tecnologia in cloud, piattaforme, strumenti idonei e nuove competenze supportate da modelli operativi che consentono alle organizzazioni e alle aziende di fare un passo verso il futuro: PlanGei.
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