Fornire servizi soft facility ha un unico importante obiettivo: rendere gli ambienti confortevoli e sicuri, per migliorare la qualità della vita dei dipendenti dell’azienda, a favore della produttività.
Si tratta di un obiettivo ambizioso e complesso, che richiede un’organizzazione precisa ed efficiente in ogni area d’intervento e che oggi deve fare i conti con le opportunità e le sfide poste dalla trasformazione digitale.
Soft Facility in azienda: perché è importante puntare all’efficienza
Nelle attività di soft facility rientrano tutte quelle manutenzioni e gli interventi quotidiani nell’ambito dei servizi generali, che spaziano dai servizi di pulizia degli ambienti, fino alla sicurezza, reception e back office, come anche cura del verde o servizio di lavanderia aziendale.
Proprio per la quantità e la complessità delle operazioni, che in genere non riguardano l’attività core dell’azienda, si tratta di incombenze che spesso vengono affidate in outsourcing ad aziende esterne, specializzate nell’erogazione di questo genere di servizi.
Aziende preparate dal punto di vista tecnico per garantire ambienti di lavoro efficienti e sicuri, nonché abituate a lavorare secondo alti standard di qualità. Allo stesso tempo aziende in grado di garantire i principi legati all’economia circolare, in grado quindi di adottare un approccio sostenibile per ridurre sprechi e gestire al meglio la quantità di rifiuti anche quelli non riciclabili.
Le sfide del facility manager: come gestire la complessità
Anche se si tratta di operazioni definite di soft facility, il manager incaricato di gestire i servizi richiesti dall’azienda cliente avrà l’ambizioso compito di organizzare una lunga lista di operazioni: alcune da ripetere con cadenza regolare, altre da programmare in occasione di eventi o esigenze straordinarie.
Pensiamo ad esempio a un’azienda di medie dimensioni a cui fornire servizi di pulizia e sicurezza su base quotidiana, ma anche di gestione della posta e fattorinaggio con un piccolo magazzino interno da coordinare, a cui si aggiunge la fornitura di catering e sicurezza extra per gli eventi aziendali, o meeting con clienti importanti.
In questo caso, il responsabile delle manutenzioni e delle attività di soft facility dovrà gestire le risorse di un ampio team di lavoro nelle diverse aree di intervento, pianificare, coordinare le attività e controllare che i ticket assegnati vengano gestiti e risolti nei tempi previsti. Inoltre, dovrà controllare che i budget siano rispettati e lavorare sulle previsioni delle spese future.
Le numerose sfide del facility manager si possono riassumere in un concetto: complessità. Una situazione, cioè, in cui un foglio di calcolo e comunicazioni tramite email o telefono non sono strumenti adeguati per garantire alti standard di qualità, né tanto meno per raggiungere l’auspicato livello di efficienza operativa.
PlanGei: lo strumento digitale per pianificare le attività
PlanGei rappresenta lo strumento strategico per aumentare l’efficienza per la gestione delle manutenzioni e delle attività di soft facility, grazie a una serie di funzionalità specifiche per ottimizzare i processi operativi.
Attraverso un’interfaccia semplice e intuitiva, personalizzabile per singolo utente con un portale dedicato e profilato, il facility manager avrà a disposizione una piattaforma per:
- Visualizzare un calendario per Sito degli interventi e delle attività
- Gestire budget, consuntivi e listini prezzi
- Coordinare fornitori e team di lavoro, con la possibilità per il singolo operatore di validare e dare un feedback sul ticket assegnato
PlanGei è una piattaforma versatile e completa, in Saas (Software as a Service), che permette una perfetta integrazione con i sistemi ERP aziendali, così da rendere ancora più semplici i processi.
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