T&M System | Una storia di efficientamento operativo nell’ambito del facility management

le interviste di PlanGei

Durante il corso di questa intervista esploreremo la storia di T&M System, successivamente acquisita da Axet Facility Srl, un’azienda che ha scelto di digitalizzare i propri processi operativi per ottenere maggiore efficienza e competitività sul mercato. Il nostro ospite di oggi è Emilio Giacomini, Direttore Operativo dell’area Facility Managament, che ci accompagnerà in questo viaggio e ci guiderà attraverso il percorso che ha portato alla scelta della piattaforma in cloud PlanGei.
Durante la conversazione scopriremo quali sono stati i fattori che hanno spinto l’impresa ad adottare PlanGei e come quest’ultima abbia contribuito a semplificare e migliorare i processi operativi.

 

T&M System è una società di progettazione, impiantistica e facility management presente sul mercato da 30 anni, che partecipa attivamente al processo di trasformazione del volto di Milano, dalla realizzazione dei primi centri commerciali, alla riqualificazione immobiliare degli edifici e dei centri direzionali Mono e Multi Tenant.

T&M System, grazie alla partnership con EXPLAN, ha digitalizzato e migliorato i processi organizzativi attraverso l’implementazione del software in cloud PlanGei, espandendo la sua attività a operazioni precedentemente considerate lontane dal core business. La chiave del successo di questa nuova formula è fornire un sistema interconnesso all’interno del workflow aziendale.

Descrivi il core business di T&M System e cosa significa, per voi, essere competitivi nel mercato di oggi.

La nostra attività ruota intorno alla progettazione, installazione e manutenzione di impianti elettrici, meccanici e speciali per uffici e immobili direzionali, centri commerciali, retail e piattaforme logistiche.
Ed è proprio questa pluralità di competenze e settori di intervento a renderci competitivi, grazie a una capacità di adattamento a ogni circostanza che ci aiuta a focalizzare l’attenzione sulla sempre maggiore specializzazione del team interno.

Prestiamo attenzione alla competitività economica per trovare il migliore equilibrio tra qualità e prezzo investendo sull’innovazione tecnologica, come nel caso del back office interno che gestisce e traccia le richieste d’intervento in pochi minuti.

Siamo partiti con un’idea imprenditoriale legata alla cantieristica, mentre la manutenzione era solo una conseguenza di questa area, ma come ogni impresa moderna che sa rinnovarsi, l’abbiamo trasformata in una vera e propria business unit.

Oggi non è più possibile operare in ambito manutentivo se non si è adottato un Software CAFM che consenta di gestire e ottimizzare i processi in modo strutturato e certificabile.

Il Facility Management rappresenta infatti un settore che negli ultimi anni ha subito un’evoluzione costante, per questo abbiamo dovuto impegnarci per affermarci all’interno di tale ambito.

Oggi occupiamo un’area di mercato fortemente sviluppata nell’hinterland milanese e in Lombardia, con un personale composto da 75 risorse e un fatturato di 15 milioni di euro.

Quando ci guardiamo indietro per noi è sempre più chiaro che non ci sia un vincitore, ma un’idea imprenditoriale che è andata nella direzione giusta che ha centrato i propri obiettivi e che continua a lavorare in direzione della modernizzazione dei propri processi.

 

T&M System è presente sul mercato da oltre 30 anni: quali sono state le principali sfide che ha dovuto affrontare, soprattutto in ambito digital e a favore dell’ottimizzazione dei processi?

T&M è nata nel 1993 e fin da subito ha creduto che l’ambito della “manutenzione integrata” fosse un’area di business da sviluppare parallelamente all’attività di cantieristica per la quale era stata costituita.

La Unit di Facility Management, che inizialmente sembrava essere solo complementare alla Unit Impianti, ha trovato una propria identità in T&M System già dagli anni 2000 e rappresenta oggi il 65% del fatturato aziendale, occupando uno spazio importante nel mercato del IFM milanese e lombardo.

T&M System ha quindi vissuto in pieno l’evoluzione che il mondo della manutenzione integrata ha subito con l’avvento del Facility Management e l’introduzione di figure professionali più strutturate come i Facility Manager, i quali operano con logiche moderne uscendo dal solo ambito manutentivo.

Nel tempo i Facility Manager hanno saputo capire e quindi evidenziare i risultati positivi che una gestione “informatizzata” può o meno avere sul ciclo di vita dei componenti e degli impianti. Hanno assunto un ruolo definito, offrendo un servizio strutturato al benessere delle persone che vivono nell’immobile e a ciò che esso produce all’interno del sistema.

Questo passaggio ha imposto, a chiunque volesse occupare una posizione di rilevo in questo mercato, anche l’uso di strumenti software che consentissero e facilitassero la gestione delle fasi principali della manutenzione moderna, in particolare:

  • Ticketing, per la gestione delle richieste di intervento;
  • Transfert ticketing, per l’assegnazione delle richieste agli operatori;
  • Scheduled maintenance, per la pianificazione delle manutenzioni;
  • Reporting, per consentire analisi finalizzate al miglioramento delle performance.

In sostanza oggi non è più possibile operare in ambito manutentivo se non si è adottato un Software CAFM che consenta di gestire e ottimizzare i processi in modo strutturato e certificabile.
Il nostro mercato di riferimento è, infatti, sempre più esigente e attento nella preservazione degli spazi, degli impianti e dell’investimento immobiliare.

Quando ci guardiamo indietro per noi è sempre più chiaro che non ci sia un vincitore, ma un’idea imprenditoriale che è andata nella direzione giusta che ha centrato i propri obiettivi e che continua a lavorare in direzione della modernizzazione dei propri processi.

 

Quali erano gli obiettivi principali che avevate definito e che vi hanno poi spinto a scegliere PlanGei?

Un’azienda come T&M System necessitava di un software dedicato, in grado di svolgere tutte le funzioni necessarie al supporto dei processi all’interno dell’intero ciclo produttivo.

Nel corso degli anni abbiamo avuto esperienze con alcuni software che ci hanno introdotto all’utilizzo di strumenti gestionali informatici strettamente legati al ciclo manutentivo, ma non hanno saputo tenere il passo con le nostre esigenze. Abbiamo quindi integrato nel nostro processo altri “pezzi” di software che, per quanto efficaci, non parlavano tra loro rendendo complicato e poco fluido il processo gestionale.

Il primo step è stato quindi cercare di capire come avremmo voluto che un nuovo software si integrasse al suo interno per completare il nostro processo operativo e gestionale, siamo quindi arrivati a creare una lista di aspettative che consentisse di:

  • Personalizzare la relazione ma anche gli aspetti grafici in modo dedicato per ciascun Cliente;
  • Aprire e far aprire le segnalazioni di guasto ma anche di richiesta preventivi o attività straordinarie;
  • Fornire ai Clienti il calendario delle attività programmate, automatizzando il preavviso con e-mail di promemoria;
  • Creare dei Servizi ad hoc da fornire ai nostri Clienti ma anche ai prospect;
  • Fornire al nostro personale tecnico un’app con la quale assegnare le attività giornaliere, settimanali e mensili;
  • Documentare in tempo reale le attività che svolgiamo in modo semplice;
  • Eliminare il più possibile documenti e rapporti cartacei;
  • Consentire al nostro back office di calendarizzare le attività disponendo di un quadrante gestionale semplificato.

Abbiamo quindi svolto una ricerca accurata con l’obiettivo di conoscere nuovi software CAFM che soddisfacessero questa lista ma anche che:

  • Garantissero di voler continuare a fornire sempre nuove opzioni e sviluppi evolutivi del nostro settore;
  • Fossero attenti, interessati e pronti ad assorbire nuove tecnologie future che possano integrarsi;
  • Avessero un rapporto qualità/prezzo proporzionale all’utilizzo del software.

Completata questa analisi che ha richiesto diversi mesi, PlanGei si è quindi dimostrato essere la scelta giusta e più coerente, rispondendo alla necessità di una digitalizzazione degli aspetti organizzativi.

L’estrema personalizzazione offerta da PlanGei ci ha convinti a integrare in organico una persona dedicata per aumentarne il popolamento di dati, finalizzandone l’utilizzo in modo più completo possibile.

Quindi non abbiamo investito solamente nel software, ma in un processo che va oltre lo strumento in sé e per sé, contribuendo a specifiche scelte di business.

 

Quali sono stati i vantaggi e i miglioramenti che ha portato l’integrazione di PlanGei?

Facile dirlo, questo software risponde appieno a tutte le nostre esigenze, prima fra tutte la facilità d’uso, una condizione necessaria affinché i nostri clienti lo adottassero come strumento di lavoro con cui relazionarsi con T&M System.

Sul piano commerciale abbiamo ottenuto un grande vantaggio, in diversi casi il valore aggiunto di PlanGei è stato uno dei fattori determinanti che ha convinto il cliente a sceglierci.

Sul piano gestionale invece possiamo dire di aver finalmente trovato il modo di gestire tutte le fasi del processo operativo con un unico strumento.

Abbiamo inoltre piani per il futuro che prevedono l’implementazione della gestione amministrativa di Commesse e Consuntivi gestita direttamente da PlanGei; attività che comunque questo software di fatto è già pronto ad ospitare.

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